La disciplina del Facility Management se ha convertido en uno de los sectores de más rápido crecimiento durante la última década. Hoy en día, muchas organizaciones reconocen la importancia del FM para gestionar de forma eficiente su portfolio de inmuebles y servicios asociados. Las actividades de FM son relevantes a varios niveles y dimensiones de la organización integrándose a las actividades primarias del negocio a varios niveles: estratégico, táctico y operativo. Pero, ¿cuál es el alcance real del FM en una organización?
El Facility Management es una disciplina multidisciplinar que abarca una amplia gama de actividades y procesos; gestionando una variedad de servicios de apoyo con el fin de orquestar todas las funciones de la organización. A continuación se identifican los principales procesos y las actividades y funciones que engloba cada uno de ellos:
Gestión inmobiliaria (Real Estate): engloba la gestión del portfolio de inmuebles que forman parte del patrimonio inmobiliario de la organización así como los que se encuentran en régimen de arrendamiento. Comprende, entre otros, aspectos como la gestión de alquileres, impuestos, gestión de la propiedad, registro y control del estado de los inmuebles, gestión de seguros y pólizas, etc. También incluye otras funciones más operativas como la gestión de la documentación básica del edificio y el cumplimiento de la legislación así como permisos del edificio e inspecciones técnicas obligatorias, y otras más estratégicas como el análisis de mercado y asesoramiento técnico en operaciones de adquisición y venta.
Gestión de espacios y proyectos: engloba la gestión de los espacios y entornos de trabajo con el objetivo de proveer de un adecuado y optimizado uso del espacio interior; incluye funciones como la planificación de espacios, asignación de puestos de trabajo, gestión del mobiliario, programación de los cambios de distribución, etc. Otra de las funciones a llevar a cabo en este proceso es la gestión y supervisión de proyectos a realizar en el inmueble (renovaciones de gran escala, migraciones, reformas, etc.) así como coordinar el proceso de gestión del cambio necesario en cada uno de ellos.
Gestión de servicios: engloba la gestión de los servicios, dependientes o no del edificio, que sirven para dar soporte a la actividad principal de la organización. Esta “gestión” incluye la definición de los servicios y requerimientos (pliegos de prescripciones técnicas), la contratación de los servicios a través de licitaciones o el proceso elegido, negociación de contratos y homologación de proveedores, seguimiento del cumplimiento de las obligaciones contractuales por parte de los proveedores, etc.
El catálogo de servicios a gestionar varía en función de la organización y puede incluir servicios más relativos al edificio (también denominados hard services), enfocados a mantener operativo el edificio: mantenimiento de sistemas de climatización, instalación eléctrica, de gas, de suministro de agua, sistemas PCI, gestión de suministros (agua, gas, electricidad,…), etc. Pero también servicios auxiliares (también denominados soft services) relativos no solo al edificio, sino también a usuarios como puede ser seguridad, limpieza, catering, jardinería, recepción, etc. Para todos ellos se llevará a cabo la gestión de incidencias así como las diversas peticiones por parte de los usuarios (reserva de salas, equipamiento y audiovisuales, IT, flota de vehículos).
La norma europea 15221/4 enumera los diferentes servicios que están bajo las competencias del FM y los clasifica en dos grandes familias: “espacio e infraestructura” (relativos al edificio) y “personas y organización” (relativos al usuario y actividades auxiliares). Identifica como servicios FM (los denomina productos normalizados) a más de 80 servicios.
Gestión ambiental: engloba la gestión del medio ambiente teniendo en cuenta los procedimientos y normas específicas de la empresa. Incluye actividades como desarrollar una política medioambiental y demás aspectos sostenibles, la gestión energética y la gestión de los residuos. También se incluyen aquellos relativos al cumplimiento de la normativa de seguridad y salud así como lo relativo protección contra incendios y planes de evacuación.
Gestión estratégica y soporte: engloba aspectos estratégicos y de soporte a toda la actividad como son la gestión financiera y elaboración de presupuestos y seguimiento, planes de continuidad de negocio, gestión de la información y elaboración de informes, etc. En estos procesos transversales, no debemos olvidar que la mejora continua es una de las claves del Facility Management, será por ello necesaria una gestión de la innovación dónde la tecnología nos ayude a hacer cada día más eficientes nuestras instalaciones. Por otro lado, resultará indispensable contar con información actualizada veraz y de inmediata disponibilidad para la toma de decisiones, las herramientas informáticas específicas de FM nos ayudarán a gestionar ese volumen de información.
Cualquier organización precisa de la labor de un FM o de varios para desarrollar su actividad, puede ocurrir que en algunas organizaciones por su modelo de negocio no sean necesarias todas y cada una de las funciones aquí descritas, o que las funciones estén distribuidas en diferentes departamentos y que no sepan que en realidad son “funciones FM”.
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