El gasto en bienes e instalaciones se encuentran entre los dos o tres primeros gastos en las organizaciones. Como resultado, las instalaciones atraen con frecuencia gran cantidad de atención por parte del departamento de financiero. Por ello, para lograr conseguir el éxito con este departamento y con la Dirección, el Facility Manager no puede permitirse el lujo de dejar los asuntos financieros de lado. La capacidad de interpretar y presentar datos financieros, una comprensión del impacto que causa su presupuesto en el estado financiero de la compañía y una familiaridad con el lenguaje y las técnicas del departamento financiero, son habilidades que debe poseer el Facility Manager.
Un excelente funcionamiento de las instalaciones, junto con un equipo centrado al 100% en el buen funcionamiento y calidad del servicio, forma una plataforma sólida para conseguir el éxito del departamento dentro de la compañía, pero en definitiva todos los negocios y actividades giran en torno al dinero. El lenguaje, herramientas y técnicas utilizadas por los financieros son fundamentales y deben ser bien comprendidos y utilizadas por los Facility Managers.
Como mínimo, la cultura financiera de un Facility Manager debe contener términos como Coeficiente de Liquidez Inmediata, Retorno de la Inversión (ROI), Valor Actual Neto (VAN), Márgenes Bruto y Neto, Retorno sobre el Capital Empleado (ROCE), Rentabilidad sobre Activos (ROA), etc. Para un Facility Manager esta es el área que puede resultar más complicada. La jerga técnica utilizada por financieros para describir y gestionar las finanzas corporativas presenta una barrera infranqueable para los iniciados.
El registro, control y seguimiento de los costes sobre los inmuebles es un proceso vital, que además de ayudar a mantener la financiación del departamento, cumple con la obligación de presentar de los informes corporativos. Sin embargo, el mismo proceso proporciona información valiosa sobre tendencias, oportunidades y problemas que el Facility Manager necesita para una toma de decisiones eficaz y para justificar acciones y decisiones futuras. Por esta razón, los Facility Managers necesitan utilizar parte de su tiempo en entender los sistemas de contabilidad financiera empleados, para satisfacer los requisitos legales y para garantizar que los presupuestos y los activos se gestionan correctamente y la información financiera se produce.
Una correcta previsión de los costes que se van a originar en los inmuebles es importantísimo dentro de las funciones del Facility Manager. Los costos fijos pueden disminuir significativamente los costes para imprevistos. Una falta de comprensión de estos aspectos puede conllevar grandes problemas cuando las organizaciones buscan reducir costes. La gestión financiera se utiliza para ayudar a predecir costes futuros a través de referencias a costes pasados. Esta es un área crítica en el conocimiento contable de los Facility Managers para apoyar en la planificación y toma de decisiones futuras.
La planificación financiera de los planes operativos y el dispositivo de control para la medición de los resultados reales de estos tiene que ser exhaustiva para permitir el éxito de la compañía en su conjunto. Junto a todo ello, el flujo de caja o “Cash Flow” es el mecanismo fundamental para el seguimiento y planificación del flujo de los ingresos y gastos. Por todo ello, con la enorme cantidad de costes que suponen los inmuebles sobre la compañía, este es un aspecto que debe interesar y preocupar en gran medida y a cualquier Facility Manager.
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