La necesidad creciente de rentabilidad, flexibilidad de negocio y transparencia supone cada vez un mayor reto para los Facility Managers. ¿Cuáles son los costes reales y dónde están los ahorros potenciales? ¿Cuál es la mejor estrategia de provisión? ¿Cómo se mide y se asegura la calidad sin comprometer el presupuesto? Y, además nuevas complejidades, como la legislación, cumplimiento de normativa, continuidad de negocio, la evolución de la tecnología y la sostenibilidad.
Debido al volumen de presupuesto que gestiona el área de FM, cada ahorro generado se traduce prácticamente en ganancia para la organización. Resulta indispensable contar con información actualizada veraz y de inmediata disponibilidad para la toma de decisiones. Las herramientas informáticas específicas de FM nos ayudarán a gestionar ese volumen de información.
Herramientas informáticas
Las herramientas utilizadas en FM se pueden dividir en estos grupos principales:
- ERP (Enterprise Resources planning)
- GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistido por ordenador)
- CAD (Comuputer Aided Design)
- CAFM (Computer Aided Facility Management )
- IWMS ( Integrated Worplace Management systems)
ERP es un sistema para la planificación, control y operación desde un punto de vista financiero. Se caracterizan por estar compuestos por diferentes módulos integrados que apoya las principales actividades: finanzas, producción, ventas, compras, logística, contabilidad (de varios tipos), gestión de proyectos, GIS, inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas, etc. Los ERP gestionan los ítems asociados al FM fundamentalmente desde el punto de vista de gestión administrativa.
GMAO ,o por sus siglas en ingles CMMS (Computerized Maintenance Management System), es un sistema que permite la gestión de mantenimiento de los equipos y/o instalaciones de una o más empresas, tanto mantenimiento correctivo como preventivo, predictivo, etc. Está enfocado a la disponibilidad de recursos y abarca el control de incidencias, programación de revisiones, control de stocks y repuestos, así como la generación y seguimiento de órdenes de trabajo.
CAD o diseño asistido por ordenador es software de dibujo 2D y modelado 3D. Las herramientas de dibujo en 2D se basan en entidades geométricas vectoriales como puntos, líneas, arcos y polígonos, con las que se puede operar a través de una interfaz gráfica. Los modeladores en 3D añaden superficies y sólidos. El CAD también puede ser utilizado en el marco de procesos de administración del ciclo de vida de productos.
CAFM sistema de información y gestión que permite trabajar de forma gráfica y alfanumérica indistintamente apoyada en un gestor documental integrado en el sistema. Facilita gestionar de forma gráfica y sencilla toda la información de los inmuebles. La mayoría de los paquetes CAFM existentes en el mercado se basan en sistemas CAD con una vinculación más o menos robusta con elementos alfanuméricos en bases de datos.
Las siglas CAFM o IWMS son, en muchas ocasiones utilizadas, indistintamente. Sin embargo, existen diferencias entre estos sistemas. Desde una perspectiva funcional, la diferencia más importante es que IWMS incluye adicionalmente amplia funcionalidad de Real Estate y gestión de arrendamientos, gestión de proyectos y gestión de la sostenibilidad.
Los sistemas IWMS integran cinco componentes clave de funcionalidad, operados desde una solo plataforma tecnológica y base de datos. Estas áreas funcionales son:
- Gestión de Patrimonio (Control de propiedades y arrendamientos, seguros, planes de inversión, etc.)
- Gestión de Espacios y proyectos (asignación de espacios, control de proyectos, inventarios, etc.)
- Gestión del mantenimiento (control de incidencias, programación de revisiones, control de stocks, etc.)
- Gestión de servicios (peticiones, reservas, gestión de flota, etc.)
- Gestión de la sostenibilidad (consumo de energía, huella de carbono, gestión de residuos, etc.)
Conclusiones
En el mercado existen multitud de herramientas de gestión para ayudar en nuestra actividad. Algunas de ellas tan complejas que pueden soportar prácticamente todo lo que nos podamos imaginar. Pero como todo, lleva asociado un coste. Deberemos evaluar su retorno de inversión para determinar su viabilidad.
Ante todo, no podemos olvidar que son herramientas para la gestión, no son la solución en sí. Según la cantidad de portfolio gestionada, no será imprescindible ni siquiera la implementación de complejos sistemas. En otros casos habrá que determinar primero, que es exactamente lo que necesitamos, ya que si no sabemos lo que queremos, el proceso puede volverse en nuestra contra.
> Photo by: opensource.com http://bit.ly/1Nbzzil
